W polskim prawie podatkowym istnieje wiele zasad dotyczących rozliczania kosztów uzyskania przychodu, szczególnie w kontekście wydatków ponoszonych na pracowników oraz na potrzeby przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Niektóre wydatki, które można odliczyć, gdy dotyczą pracowników, nie mogą być zaliczone do kosztów, jeśli są ponoszone przez przedsiębiorcę na własne potrzeby. W tym artykule omówimy najważniejsze różnice i przykłady takich kosztów.

Okulary korekcyjne do pracy przy komputerze

Dla pracowników: Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia okularów korekcyjnych pracownikom, jeśli badania medycyny pracy wykażą, że są one niezbędne do pracy przy komputerze. Wydatki na okulary mogą być wliczone w koszty uzyskania przychodu.
Dla przedsiębiorców: Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą nie może wliczyć w koszty wydatków na okulary, nawet jeśli są one potrzebne do pracy przy komputerze, ponieważ nie dotyczą bezpośrednio osiągania przychodu, a są uznawane za wydatki osobiste.

Szkolenia i kursy

Dla pracowników: Koszty szkoleń i kursów podnoszących kwalifikacje zawodowe pracowników można wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to również szkoleń związanych z BHP oraz kursów językowych, jeśli są potrzebne do wykonywania obowiązków służbowych.
Dla przedsiębiorców: Szkolenia i kursy dla przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie wtedy, gdy bezpośrednio związane są z działalnością firmy i mają na celu zwiększenie przychodów lub poprawę jakości usług. Przykładem mogą być specjalistyczne kursy branżowe. Kursy ogólnorozwojowe zazwyczaj nie mogą być uznane za koszt firmowy.

Ubrania i odzież ochronna

Dla pracowników: Wydatki na odzież ochronną i roboczą dla pracowników mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeśli są wymagane ze względu na charakter pracy (np. odzież BHP).
Dla przedsiębiorców: Ubrania dla przedsiębiorców, nawet jeśli są potrzebne do prowadzenia działalności, takie jak garnitury, elegancka odzież czy codzienne ubrania, nie mogą być zaliczone do kosztów firmowych. Koszty odzieży mogą być wliczone tylko w przypadku odzieży specjalistycznej lub ochronnej, np. stroje robocze w budownictwie. W przypadku garniturów wyjątek stanowią stroje z odpowiednim logotypem firmy, o czym piszemy w osobnym artykule.

Wyżywienie

Dla pracowników: Koszty wyżywienia można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, jeśli dotyczą podróży służbowych pracowników. Pracodawca może rozliczać diety i inne wydatki związane z wyżywieniem w czasie delegacji.
Dla przedsiębiorców: Wyżywienie przedsiębiorcy, nawet w trakcie podróży służbowej, nie jest uznawane za koszt uzyskania przychodu.

Ubezpieczenie zdrowotne i medyczne

Dla pracowników: Pracodawca może zaliczyć do kosztów wydatki na ubezpieczenia zdrowotne i medyczne pracowników, jeśli stanowią one element wynagrodzenia pracownika lub są częścią pakietu socjalnego.
Dla przedsiębiorców: Składki na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorców nie mogą być wliczone do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ są traktowane jako wydatki osobiste.

Wynajem mieszkania lub zakwaterowanie

Dla pracowników: Koszty wynajmu mieszkania lub zapewnienia zakwaterowania pracownikom mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeśli jest to związane z miejscem wykonywania pracy, a pracownik musi przebywać z dala od swojego stałego miejsca zamieszkania.
Dla przedsiębiorców: Wynajem mieszkania na własne potrzeby przedsiębiorcy, nawet jeśli jest ono wykorzystywane również jako biuro, nie zawsze może być w pełni uznane za koszt firmowy. W takiej sytuacji należy wyodrębnić część kosztów, która rzeczywiście dotyczy działalności gospodarczej.

Podczas rozliczania kosztów uzyskania przychodu ważne jest rozróżnienie wydatków ponoszonych na potrzeby pracowników oraz na potrzeby własne przedsiębiorcy. Wydatki na pracowników, które mają bezpośredni związek z działalnością gospodarczą, często mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, co pozwala obniżyć podstawę opodatkowania. W przypadku przedsiębiorców zasady te są bardziej restrykcyjne, a wiele wydatków uznaje się za osobiste, co wyklucza je z kosztów firmowych.